従業員が何人ぐらいになったら、事務を雇うべきなのでしょうか？
結論から言うと、営業をするのが社長1人だったとしても事務を雇った方が良いです。
想像以上に事務作業に手間を取られるので、事務仕事をしていると、営業の生産性が上がらないからです。
事務処理の手間
保険代理店を経営していくにあたって、どのような事務処理が発生し、どのくらいの手間がかかるのでしょうか。
商談の準備・後処理
商談準備のための事務作業に一回あたり30分ぐらいかかります。
特に、プレゼンテーションに向けて、設計書を作成する際には、1時間〜1時間半ぐらいかかります。
顧客から申し込みをいただいた後は、各保険会社との書類のやりとりをしなければなりません。
申込用紙を保険会社に送る、手渡しする、取りに来てもらうなどの手間が発生します。
書類の不備や審査のやり取りがある場合には、更に書類発送・受領作業の往復があります。
保険会社からの書類処理
契約にかかる事務処理だけでなく、保険会社から届く書類の処理にも時間が取られます。
保険会社からは大量の書類や連絡がきます。
例えば、申込用紙の改定があった場合には、その改定後の用紙が届きます。改定前の申込用紙と入れ替えなければなりません。
また、商品が変更になれば、新しいコミッション表が届きますし、パンフレットも総入れ替えしなければなりません。
更に、キャンペーンの連絡や、システムのサポートに関する連絡も届きます。
こういった書類への対応をするだけでも、かなりの時間が取られます。
保全の問い合わせ対応
また、未納・失効・解約などの保全の問い合わせにも対応しなければなりません。
顧客から直接連絡がくることもありますし、保険会社経由で連絡がくることもあります。
顧客と保全関連の書類のやり取りも発生します。
また、保全の書類も保険代理店側で常備している時と、していない時があります。
書類を準備していなければ、保険会社から書類を取り寄せなければなりません。
解約になるとマイナス伝票が発生しますから、その対応もしなければなりません。
その他事務処理
他にも、Amazonから届く、オフィス器具・用品を受け取ったり、書き留めの対応をしたりする必要があります。
また、パソコンやiPadをセットアップし、保険会社のシステムやGatewayをダウンロード・インストールしなければなりません。
このように、事務処理にはかなりの時間がかかります。
事務時間を営業にあてる意義
こういった事務処理の時間を、営業に出たり、新商品を勉強したり、保全のご連絡にあてる方が、会社としての生産性が上がる可能性が高いです。
事務を一人雇うのに、25〜30万円かかります。
しかし、一人雇うことによって浮いた時間で、それ以上の売上を上げれば良いわけです。
では、どんな人材を雇えばよいのでしょうか。
『事務採用のポイント』にて、採用方法や採用時における注意についてまとめてあるので、ぜひご覧ください。
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